一人公司接案客戶管理：從詢價、報價、追蹤到成交的簡單流程，試算表、看板還是輕量 CRM 怎麼選

先說結論

所有詢價都記在同一個地方。每一筆還沒結束的案子，都寫上「下一步做什麼、哪一天做」，再固定時間打開來看。做到這三件事，就不容易漏掉回覆或追蹤。

工具先從簡單的開始。一個人接案，用試算表或看板工具（畫面像一面白板，案子依階段分欄顯示的工具，後面會詳細介紹）就能把流程跑起來。如果案子多到看不完、需要系統自動提醒你，或開始有人跟你一起處理客戶，再換成輕量 CRM 或更完整的工具。

一人接案的客戶流程：五個階段

每筆案子都走同一條路，從頭走到尾：

1. 詢價進來：有人來問。不管接不接，先記一筆。
2. 確認需求：問清楚對方要做什麼、預算大約多少、什麼時候要。同時判斷值不值得繼續。
3. 報價：送出報價或提案，記下金額和送出的日期。
4. 追蹤：等對方回覆、來回討論或議價。
5. 成交或結案：對方確定合作，就是成交。對方拒絕、沒預算或一直沒回，就標成結案，不要讓案子一直掛著。

CRM 是專門用來記客戶和案子進度的軟體。CRM 廠商 Bitrix24 在一份沒有標日期、寫給 CRM 入門者的指南中建議，剛開始只建一條流程（專業上稱為「銷售管道」），階段分成新詢價、已確認資格、已送提案／報價、議價、成交、失敗。

拿來對照，上面的「追蹤」包含了議價，「結案」就是沒成交的情況。你可以依自己的工作方式增減階段。原則是階段要少，而且每一階段的意思要清楚，看一眼就知道案子卡在哪裡。

每個階段要記哪些欄位

不用一開始就把每一欄填滿，案子走到哪個階段再補。

Bitrix24 在同一份沒有標日期的入門指南中也主張，欄位只留姓名、來源、金額、預計成交日這類必要項目。可以這樣做：欄位越少，你越願意每天填。哪一欄你從來不看，就刪掉。

把 LINE、Email 的詢價收進同一個地方

LINE 和 Email 只用來收訊息，不要拿來當進度表。進度只記在一個地方。

具體步驟：

1. 選定唯一的記錄處：一個試算表、一個看板，或一個 CRM。所有案子只記在這裡。
2. 收到就記：看到新詢價，就算還沒空回，也先新增一筆，填好日期、名稱、來源、聯絡方式，下一步寫「回覆詢價」。
3. 寫下原文在哪：在「原始對話位置」寫清楚，之後要找原文才找得到。
4. 重點要搬過來：對方的需求、預算、期限，摘要寫進表裡，不要只留在聊天紀錄。
5. 信箱也分類：用信箱的標籤或資料夾把詢價信放在一起，比較不會被其他信件蓋過去。
6. 口頭答應的事也要記：例如電話裡說「下週給你報價」，掛掉電話就補進表裡。
7. 一次清掉舊帳：第一次整理時，把目前散在 LINE、Email 和腦袋裡的案子全部補記進去。

固定檢視的節奏

Bitrix24 在同一份沒有標日期、寫給 CRM 入門者的指南中要求，每一筆進行中的交易都要排定下一步活動，免得沒人跟進。

一人接案可以把這點變成一條簡單的規則：案子只要還沒成交或結案，就一定要有「下一步」和「下次追蹤日」。

下面是可以參考的節奏，請依自己的工作量調整：

• 每天開工時：篩出「下次追蹤日」是今天或已經過期的案子，一筆一筆處理。處理完就更新下一步和新日期。
• 收到新詢價時：當天就新增一筆。
• 每週一次：把所有進行中的案子從頭看一遍。

– 沒有下一步的，補上。 – 報價送出後一直沒回的，決定再追一次，或直接結案。 – 在同一階段卡很久的，想想要不要換一種方式聯絡。

• 每月一次：看看已經結案的案子。從哪個來源來的比較容易成交？常常因為什麼原因沒成？這可以幫你決定下個月把時間花在哪裡。

試算表、看板工具、輕量 CRM 怎麼選

三類工具都能跑上面的流程。差別在畫面好不好看懂、會不會提醒你，以及適不適合多人一起用。

試算表

例如 Excel、Google 試算表。一列是一筆案子，一欄是一個欄位。

• 適合：剛開始整理、案子不多、習慣用表格的人。
• 優點：上手快；欄位可以隨時改；可以排序和篩選，例如把「下次追蹤日」由近排到遠。
• 缺點：要自己記得打開來看；案子一多，表格會變得很長，不容易看出全貌；多人同時編輯時，容易改到別人的資料。

看板工具

畫面像一面白板，每個階段是一欄，每筆案子是一張卡片。案子往前走，就把卡片拖到下一欄。

• 適合：想一眼看出每個階段各卡了幾筆的人，或習慣用畫面管理事情的人。
• 優點：進度一看就懂；拖拉卡片很直覺；卡片上可以寫備註、設日期。
• 缺點：要加總金額或做統計時，通常不如試算表方便；卡片一多，畫面也會變擠。

輕量 CRM

專門用來記客戶和案子的軟體，功能比試算表和看板多，但比大型系統簡單。

• 適合：案子多、追蹤次數多，需要系統幫你記住該聯絡誰的人。
• 優點：多半有現成的流程階段、提醒和往來紀錄；同一位客戶的歷史比較容易集中在一起看。
• 缺點：要花時間學習和設定；各家產品的功能和收費差很多，要自己試用比較；設定得太複雜，反而會懶得更新。

用四個問題判斷

1. 我會每天打開它嗎？ 這比功能多寡重要。能持續用下去的工具才有用。
2. 我需要它提醒我嗎？ 每天開工都會自己看表的人，試算表就夠用。常常連表都忘了開的人，就需要有提醒功能的工具。
3. 我喜歡看表格，還是看卡片？ 喜歡數字和排序，選試算表。喜歡一眼看全貌，選看板。
4. 有沒有別人要一起用？ 只有自己，三種都行。有助理或合作夥伴一起聯絡客戶，就要選多人一起用也不會亂的工具。

比較穩當的做法是：先用試算表或看板跑一段時間。等你清楚自己真正需要哪些欄位和提醒，再決定要不要換成 CRM。

什麼時候該換更完整的工具

CRM 廠商 Bitrix24 在 2026 年 3 月 27 日的部落格文章中，針對中小企業業務團隊提出看法：銷售管道在成長、有多名業務人員，或需要定期追蹤的中小企業，最能從試算表改用 CRM 中受益。

一人接案的人可以參考這個方向，改寫成自己的檢查清單。出現下面這些情況時，就可以考慮換工具：

• 案子多到表格看不完：每天要花很多時間篩選、捲動，才找得到今天要處理的案子。
• 很多份報價同時在等回覆：開始記不清哪一份報價送出多久了、對方說過什麼。
• 有追蹤日還是會漏：因為沒打開表而錯過追蹤，這時就需要會自動提醒的工具。
• 開始有人一起做：助理、外包夥伴或合夥人也要聯絡客戶，大家需要看同一份最新進度。
• 想看完整往來紀錄：需要把同一位客戶過去的詢價、報價、合作串在一起看。

換工具前，先做兩件事：

1. 整理現有欄位，確認哪些真的有在用，只把這些搬過去。
2. 先挑一兩個工具試用，拿幾筆真實案子從頭到尾跑一次流程，確定自己用得順，再全部搬過去。

今天就能開始的清單

• 開一個試算表或看板，建好五個階段：詢價進來、確認需求、報價、追蹤、成交或結案。
• 先放這些欄位：收到日期、客戶名稱、來源、聯絡方式、原始對話位置、需求摘要、報價金額、狀態、下一步、下次追蹤日、結案原因。
• 把散在 LINE、Email 和腦袋裡的案子全部補記進去。
• 每一筆還沒成交或結案的案子，都要有下一步和日期。
• 每天開工先處理到期的追蹤，每週把全部案子看一遍。
• 案子多到看不完、需要自動提醒，或有人要一起用的時候，再考慮換成輕量 CRM 或更完整的工具。